Per cominciare, a pieno regime, l’invio dei dati in ANS con ESSE3, secondo le scadenze riportate nel sito dell’Osservatorio Studenti, è necessario compiere tutta una serie di operazioni, abbastanza delicate nonché numerose. 
Innanzitutto, è indispensabile partire da una base dati ragionevolmente stabile e che si possa considerare, a tutti gli effetti, di “produzione” o di imminente “start-up”. Nello svolgimento di questa fase, sarà indispensabile che i referenti prendano confidenza con i nostri Bollettini Periodici pubblicati su questo sito, scorrendoli tutti cominciando la lettura sin dal primo bollettino del 2005; qualora vi imbattiate in indicazioni operative di controlli sulla base dati, è necessario effettuare le opportune verifiche.
Detto ciò, è competenza dell’Ateneo compiere le seguenti azioni:
1) CODICI CORSI OFF.F. DELL’ATENEO
In primis, è necessario che siano presenti nel sistema i codici off.f. dei Corsi e dei Percorsi dell’Ateneo: queste informazioni entrano in ESSE3 tramite l’acquisizione, dal sito dell’Osservatorio Studenti, del dat dei CORSI DI STUDIO dell’Ateneo (via preferenziale nello start-up, in luogo degli xml di OFF.F.); utilizzate la versione completa per tutti gli anni accademici, in modo da gestire un solo file per aggiornare/inserire tutti i codici. Lato client, l’aggiornamento dell’anagrafica “Corsi di Studio dell’Ateneo” avviene dalla maschera CARICAMENTO TABELLE MINISTERIALI; le tabelle ministeriali coinvolte sono quelle dei “Corsi di Studio Off.F. dell’Ateneo” (con l’elenco di tutti i propri corsi di studio ognuno col suo codicione) e dei “Percorsi di Studio Off.F. dell’Ateneo” (con l’elenco delle chiavi anagrafe per ogni codicione, percorso, sede e anno di validità per Off.F.).
Una volta che i codici saranno acquisiti a sistema, è cura ANNUALE dell’Ateneo la verifica delle corrette associazioni tra i codici Off.F. ed i relativi percorsi di studio dall’apposita funzione PERCORSI (tab Codici Off.F.). Si ricordi che prima di effettuare questa operazione, per ogni corso di studio, sarà necessario verificare la presenza del suo Codicione, dalla funzione CORSI DI STUDIO. Ricapitolando:
1) ogni corso di studio in Offerta Formativa deve avere un CODICIONE (Codice Corso Off. del Corso di Studio)
2) ogni percorso di studio relativo deve avere una chiave anagrafe per ogni anno accademico in Offerta Formativa (Codice Corso Off. del Percorso di Studio)
verifica dell’inserimento del codicione appropriato per un dato corso di studio
verifica della presenza del codice Off.F. annuale a livello di ogni singolo percorso
Si noti che con l’entrata in vigore delle nuova normativa D.M.270/04, sono intervenute notevoli modifiche strutturali, principalmente per la gestione dei corsi interclasse; venne da noi formalmente richiesto, ad ogni singolo Ateneo, di effettuare una serie di controlli, come da Bollettino ANS Agosto 2008. La lettura accurata di questo bollettino rappresenta quindi un buon punto di partenza per l’acquisizione dei codici e l’aggiornamento delle anagrafiche di base.
2) POTENZIALI STUDENTI
Contestualmente all’acquisizione dei codici, potete avviare (dal PANNELLO DI CONTROLLO>POTENZIALE STUDENTI) la creazione del Potenziale Studenti per ogni anno accademico, in modo da avere già una prima stima numerica del numero di studenti che ogni anno entrano in Anagrafe. Le prime generazioni sono da considerarsi stime (che possono essere effettuate anche a mappatura dei Corsi Off.F. in itinere), che diverranno mano a mano più precise con l’avanzamento dei lavori.
3) PARAMETRI DI CONFIGURAZIONE
Per poter elaborare le schede, nonché attivare le utilità dell’Anagrafe Nazionale Studenti, è necessario settare i parametri di configurazione del package 15, dalla maschera PARAMETRI DI CONFIGURAZIONE; ad esempio, settando i parametri dell’anno minimo (2003) e massimo, della modalità di tipo invio (che DEVE coincidere con quanto dichiarato in OSD), la possibilità di escludere studenti e di non aggiornare il potenziale (configurazione massima). In questa prima fase, sconsigliamo assolutamente l’attivazione dei parametri relativi alla generazione spedizioni di test e dell’aggiornamento dei dati anagrafici delle scuole superiori.
4) GENERAZIONE DELLE SPEDIZIONI - SCHEDE 1
Una volta che i 3 punti precedenti siano stati fatti, è bene cominciare a fare spedizioni di prova (funzione GENERAZIONE SPEDIZIONI ANS) delle schede 1, da depositare ESCLUSIVAMENTE nell’area di TEST dell’Osservatorio Studenti. Si ricorda che è obbligatorio incamerare il file ERR (da CARICAMENTO FILE DEGLI ERRORI) a sistema per ogni spedizione generata. Così facendo, si comincerà concretamente ad avere un quadro della situazione dell’Ateneo, accorgendoci di eventuali errori di migrazione e/o punti critici nei dati; i file di riepilogo (ERR) dell’Osservatorio sono per ESSE3 una fonte inesauribile di informazioni su tutto quanto non vada bene nel sistema.si rammenta che la funzionalità CONTROLLI DI CONGRUENZA intercetta valorizzazioni non pertinenti nella base dati e va consultata con cura.
5) GENERAZIONE DELLE SPEDIZIONI - SCHEDE 4 & ALTRE
Considerata buona la fase precedente, è bene procedere cronologicamente con la produzione delle schede 4 in maniera tale da avere, questa volta, un quadro delle iscrizioni totali in ‘Ateneo. Soltanto al termine della stabilizzazione di questa fase si potrà procedere con le spedizioni 7 e quelle degli esami (3 e 6); per la generazione delle schede sugli esami, si parta dalla configurazione dei TIPI RICONOSCIMENTI e TIPI CREDITI (si cerchi tra i vari bollettini ANS).
6) IMPORTAZIONE DELLE SPEDIZIONI
Con spedizioni 1 e 4 inviate nell’area di test e considerate ormai buone, è possibile importare nel sistema vecchie spedizioni effettuate con un altro sistema, dalla funzione IMPORTA VECCHIE SPEDIZIONI. Grazie all’utilità COMPARATORE DI SPEDIZIONI sarà possibile paragonare le spedizioni fatte con ESSE3 con quelle del precedente sistema; tutto ciò al fine di evidenziare il NETTO delle differenze.
7) QUANDO DECIDERE DI PASSARE TUTTO IN PRODUZIONE
Raggiunto un livello considerato soddisfacente nella generazione delle spedizioni di prova fin qui descritte, a seguito delle opportune bonifiche (come ad esempio la sistemazione di dati anagrafici o il dettaglio dei titoli conseguiti) si potrà decidere di passarle in produzione, tramite l’invio nell’area di produzione dell’Osservatorio Studenti. Non è obbligatorio passare “fin da subito” in produzione tutte le schede di tutti gli anni con ESSE3 ma è obbligatoria la loro generazione per avere un quadro completo ANS nel sistema ESSE3; malgrado il procedimento richieda di fare tutto con ESSE3 (ad esempio, non posso fare un 4 del 2008 se non ho nel sistema tutte le 1 e le 4 precedenti!), si potrebbe, più saggiamente, optare per l’invio in produzione dapprima del corrente anno accademico e, mano a mano, andare a ritroso; oppure si potrebbe valutare la sostituzione delle sole 1, 4 e 7 come passo iniziale di questa settima ed ultima fase. È auspicabile un forte confronto con noi, per valutare concretamente la vostra situazione.
Buon lavoro!
