Vademecum ANS
… ovvero …
Tutto quello che DOVrEsTE sapere sull’Anagrafe Nazionale Studenti & ESSE3 e non avete mai desiderato di non SAPERE.
Questa pagina è dedicata alle problematiche e ai controlli da effettuare, ripartiti per scheda, sulle vostre base dati.
I n d i c e d e g l i A r g o m e n t i
—> “7 punti per cominciare ad inviare i dati in ANS” <—
TABELLE MINISTERIALI, POTENZIALE STUDENTI,
SPEDIZIONI: 1 AVVIO CARRIERA, 2 TITOLI, 3 CREDITI IN INGRESSO, 4 EVENTI DI CARRIERA, 5 – VARIAZIONI AMMINISTRATIVE, 6 – ESAMI SUPERATI, 7 CHIUSURA CARRIERA
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rappresentano l’acquisizione a sistema delle tabelle rese disponibili come file DAT dall’Osservatorio Studenti
Cosa ricordare:
le tabelle vanno tenute aggiornate a seguito delle comunicazioni nostre e di OSD.
Problemi noti:
- il caricamento di un DAT non va a buon fine-> se la tabella ministeriale in questione (ad esempio, Corsi di Studio di Tutti gli Atenei) dipende da altre tabelle (ad esempio, Facoltà), bisogna innanzitutto accertarsi di aver correttamente eseguito le operazioni di aggiornamento delle precedenti, nell’ordine corretto. Ripetere le operazioni di aggiornamento delle anagrafiche dalle quali la presente tabella dipende, quindi ricaricare il dat in questione.
- il file dei Corsi di Studio (o simile) dà errore in atto di caricamento -> l’ultimo aggiornamento può aver introdotto errori sintattici nel file che ne impediscono l’elaborazione; se non ne venite a capo avvertiteci per effettuare un controllo; in ogni modo, bisognerà avvisare l’Osservatorio Studenti, una volta appurato un problema sintattico sul DAT.
- l’applica del DAT non è attivo per una determinata anagrafica-> la fase dell’APPLICA è attiva solo per certe anagrafiche; ad esempio per i COMUNI MIUR, questa fase inserisce nel sistema Comuni precedentemente non presenti nella Rubrica d’Ateneo.
- l’applica del DAT dei Corsi di Studio dell’Ateneo non va a buon fine -> innanzitutto è fondamentale che nel sistema i codici dei Corsi Off. F. siano annualmente acquisiti; la fase dell’APPLICA tenta di associare nuovi codici a percorsi già mappati in anni precedenti; è ovvio che mancate mappature o “pasticci” in queste per l’anno precedente pregiudichino la tentata mappatura per l’anno corrente. Un errore nell’APPLICA è sintomo che le mappature dei percorsi non sono curate.
rappresenta il bacino di studenti potenziale da trasmettere in Anagrafe Nazionale Studenti.
Cosa ricordare:
sono trasmessi in Anagrafe quegli studenti con portfolio (riga nella P01_STU_ANS)
Problemi noti:
- uno studente non ha portfolio!-> generarlo a livello di RIEPILOGO CARRIERA ANS oppure generare tutto il potenziale di quell’anno accademico da PANNELLO DI CONTROLLO
- malgrado lo studente abbia un’immatricolazione perfezionata, non si genera il suo portfolio!-> appurato che l’iscrizione sia reale, verificare la sensatezza della data di iscrizione con la terna delle date di immatricolazione; probabilmente la data di iscrizione non coincide con la data di immatricolazione/Ingr. Ateneo e/o sono non sensate (cronologicamente!) le informazioni di inizio carriera e di immatricolazione al Sistema Universitario. Si prega di controllare la sensatezza della terna con la data di iscrizione all’atto del perfezionamento dell’iscrizione.
- la generazione del potenziale mi dà errore -> forse i progressivi del sistema sono diseallineati: cancellare dalla FW_PROGRESSIVI il progressivo a nome P15_MON_STAT.P15_MON_STAT.MON_STAT_ID.
- il potenziale di un certo anno accademico è diverso dal numero di studenti entrati in Anagrafe -> se è minore, sicuramente vi saranno studenti rifiutati a seguito dell’acquisizione dell’ERR; se è maggiore, molto probabilmente nel precedente invio vi erano carriere di seguito chiuse per errata immatricolazione. Dopo un allineamento, procedere nuovamente con l’invio delle schede 1 e 4 (vedi sotto).
CORSO OFF.F::
per questa scheda è semplicemente il primo Corso Off. F. inerente l’entrata in Anagrafe dello studente; fa parte delle informazioni di base del suo portfolio.
Cosa ricordare:
il 1° Corso Off. F. è calcolato invocando il Potenziale Studenti .
Problemi noti:
- lo studente ha Corso Off. F. 999999999 -> valido anche per la scheda 4, il tutto si realizza poiché l’anno di regolamento associato all’iscrizione è fuori dal range della Off. F. del corso oppure perché non è presente una chiave anagrafe per il dato anno accademico di regolamento a livello di percorso di studio. Nel primo caso correggere il regolamento; nel secondo caso controllare le associazioni sui curricula delle chiavi anagrafe.
- lo studente aveva I° Corso Off. F. 999999999; malgrado abbia corretto i problemi di mappatura, nell’invio della schede rimane generico. -> sebbene si sia corretto O l’anno di regolamento O la mappatura del percorso di studio, non si è proceduto con il rinfrescare il portfolio dello studente.
TRASFERITO IN INGRESSO ANTE – POST:
lo studente va trasmesso nella scheda 1, poiché non è mai entrato in Anagrafe prima.
Cosa ricordare:
un ante-post entra nella 1 (IN, IS), un post-post è un TI della scheda 4
Problemi noti:
- un trasferito in ingresso ante-post ha nel portfolio un evento TI invece di un evento della 1 -> controllare che in GESTIONE STUDENTI il flag di opzione (P01_STU.opz509_flg) sia alzato (1); altrimenti provvedere ad alzarlo, da db. Verificare nelle iscrizioni pregresse la presenza di un corso ante riforma come corso di provenienza.
SCUOLA SUPERIORE DI MATURITÀ
Le Scuole Superiori nuove entrano nel sistema ESSE3 automaticamente al caricamento della tabella ministeriale.
Cosa ricordare:
si inviano le informazioni di maturità che danno diritto all’accesso al Sistema Universitario Italiano (no secondi titoli di maturità, ecc…)
Problemi noti:
- malgrado la presenza dei dati, la trasmissione degli stessi (o di alcuni) è non definita -> controllare la sensatezza della triade di anni/date di immatricolazione in GESTIONE STUDENTI rispetto all’anno scolastico di maturità.
- mi viene rifiutata l’informazione inerente una scuola superiore, malgrado sia stata inviata come definita (ad esempio 12345) -> la scuola è rifiutata poiché non è più attiva; per prima cosa controllare se la scuola dell’esempio è TUTTORA presente nella tabella ministeriale SCUOLE SUPERIORI MIUR (che va quindi tenuta aggiornata); non trovandola più, è necessario rimappare la scuola superiore nella rubrica d’Ateneo SCUOLE SUPERIORI.
TITOLI UNIVERSITARI
I titoli di laurea spaziano dalle vecchie lauree ai titoli post-lauream, includendo anche titoli stranieri.
Cosa ricordare:
si inviano le informazioni inerente i titoli universitari già conseguiti dagli studenti entrati in Anagrafe Nazionale Studenti
Problemi noti:
- non vengono inviati dei titoli universitari -> controllare che risultino mappati; se infatti un titolo universitario è a mappatura ‘99′, per convenzione non viene inviato.
INVIO ATTIVITÀ DI INGRESSO
Attività riconosciute di ingresso e convalide, insieme ai debiti di ingresso, sono oggetto di questa scheda.
Cosa ricordare:
curare la tabella TIPI RICONOSCIMENTO e sancire inequivocabilmente i riconoscimenti da ingresso (scheda 3) da quelli di carriera (scheda 6); inoltre le attività riconosciute (P11_AD_SCE.ric_id=2) debbono avere una tipologia di riconoscimenti sui libretti (P11_AD_SCE.tipo_ric_cod).
Problemi noti:
- non vengono inviate convalide a seguito di passaggi o altri eventi di carriera-> la scheda 3 è dipendente dalla 1 e dalla 4; rifare la 3 dopo essersi accertati che gli eventi di carriera che si sta osservando siano stati caricati nella 4.
- vengono segnalati “massivamente” errori o avvertimenti su attività didattiche riconosciute -> verificare che le attività didattiche riconosciute abbiano valorizzato il tipo riconoscimento
- viene segnalato un peso “eccessivo” in merito all’invio di attività didattiche di ingresso -> il problema non è tanto per il peso dell’attività didattica, quanto per il peso del segmento inviato. Nel caso in cui si sia gestito un riconoscimento di ingresso “massiccio” (ad esempio 180 CFU da una triennale) come un’unica attività, è importante che vengano specificate le suddivisioni in ambito univoco e SSD della stessa.
NON VENGONO INVIATI EVENTI DI CARRIERA
Ogni evento di carriera seguente l’immatricolazione ed antecedente la chiusura (quindi rinnovo di iscrizione, passaggio di corso, cambio di regolamento, trasferimenti) è intercettato in questa scheda.
Cosa ricordare:
le iscrizioni da monitorare sono quelle definite “REALI” (attive, chiuse per passaggio, sospese per tasse se l’Ateneo ha parametro di configurazione ANS_ISCR_SXT a 1). NOTA BENE! è fondamentale che le date siano sensate poiché la ricostruzione è cronologica!
Problemi noti:
- non vengono inviate iscrizioni per uno studente -> appurato ovviamente che ogni evento di carriera sia relativo ad un’iscrizione reale (una X ANN non è certo da inviarsi!), controllare la sensatezza della data di ogni iscrizione nel contesto della carriera dello studente.
- vengono segnalati errori di violazione base dati (DEPOSITO) o scarti inerenti l’invio di più eventi di carriera nell’anno accademico per un dato studente -> essendo la ricostruzione cronologica, vanno evitate, per scelta convenzionale (o di sopravvivenza!), più iscrizioni reali di uno studente a medesima data: un rinnovo di iscrizione (IA) ed un passaggio di corso (PC) nella stessa data non sono ammessi; nel tal caso suggeriamo di ANNULLARE (X ANN) il rinnovo di iscrizione, OPPURE di agire sulle date.
- mi vengono prodotti record ad evento ‘99′ che vengono rifiutati -> l’evento ‘99′ è sintomatico di una situazione scorretta nel quadro generale degli eventi di carriera di uno studente. Controllare che non vi siano buchi nelle iscrizioni (ad esempio, per l’anno accademico passato l’evento di carriera è stato rifiutato o non è stato trasmesso) e premurarsi che tutte le iscrizioni siano cronologicamente coerenti con le date.
VARIAZIONI AMMINISTRATIVE:
informazioni quali l’avvenuto pagamento di tasse, modifiche di residenza, posteriori a quanto comunicato nelle schede 1 e 4, sono riportate in questa scheda.
Cosa ricordare:
la scheda 5 contiene tutto quanto risulta al momento variato rispetto alle schede 1 e 4 dello stesso anno accademico; in più, per ogni trasferito in ingresso, invia i dati anagrafici variabili, come aggiornamento dei medesimi prodotti in una scheda 1 di un altro Ateneo.
Problemi noti:
- la scheda 5 è vuota o ha pochi record -> fisiologicamente, una scheda 5 fatta a ridosso di una scheda 1 e 4 NON presenta variazioni amministrative poiché l’istantanea da poco prodotta con i reinvii della 1 e 4 è aggiornata.
- la scheda 5 tende sempre allo stesso numero di record -> per costituzione, la scheda 5 tende al numero T dei trasferiti in ingresso per il tale anno accademico. Se la 5 è fatta a ridosso di una scheda 1 e 4, contiene solo tante righe di informazioni anagrafiche variabili quanti sono i trasferiti in ingresso d’Ateneo.
VARIE SULLE ATTIVITÀ:
ogni informazione sulle attività didattiche superate nel dato anno accademico sono inviate, in ripartizione di SSD e ambito univoco, associate ad un Corso Off.F. di iscrizione dell’annata.
Cosa ricordare:
la spedizione 6 è dipendente dagli eventi di carriera; è importante che l’attività di carriera sia superata in una data coerente.
Problemi noti:
- l’attività ha Corso Off. F. 999999999 -> controllare per quell’anno accademico gli eventi di carriera collegati allo studente e l’avvenuto loro caricamento della scheda 4 (o solo della scheda 1 se si tratta di un immatricoalto) in banca dati ANS.
- malgrado abbia modificato alcuni dati inerenti la tipologia di credito e l’ambito univoco, la spedizione mi riporta i dati vecchi; anche il simulatore della 6 -> bisogna tenere presente che, per velocizzare le spedizioni, è stata creata una CACHE (si veda il PANNELLO DI CONTROLLO) che mantiene certe informazioni per un determinato periodo di tempo. E’ necessario svuotare la cache, altrimenti le variazioni non verranno lette fino alla scadenza della cache stessa.
- l’attività ha una segnalazione inerente gli STAGE/TIROCINI ma non è un’attività di stage o tirocinio / l’attività ha una ripartizione ministeriale multipla (ad esempio crediti Università e crediti Stage) -> se un’attività non soddisfa nessuna ripartizione ministeriale, e questo è indice che c’è qualcosa di serio ed errato nella sua gestione, essa viene VOLUTAMENTE “marchiata” come attività di stage/tirocinio per permettere un suo immediato riconoscimento una volta incamerato il file ERR. Controllate la gestione dell’attività sul libretto, in modo particolare in merito a
- la bontà della mappatura ministeriale per ogni tipologia di riconoscimento di carriera nella tabella TIPI RICONOSCIMENTO;
- la presenza della tipologia di riconoscimento se l’attività è riconosciuta;
- la correttezza della tipologia di riconoscimento associata all’insegnamento (domandarsi in primis se si tratta davvero di un’attività didattica di carriera o … forse è di ingresso? Probabilmente questa AD va trasmessa nella 3!);
- la sensatezza delle date di superamento:
- la verifica della mappatura nei TIPI CREDITI;
- la tipologia di attività/crediti in funzione della natura dell’attività (un insegnamento di STAGE non potrà avere come tipo credito LABORATORIO!).
CHIUSURA CARRIERA:
informazioni quali il voto di laurea e la tipologia di tesi sono riportate in questa scheda.
Cosa ricordare:
l’anno accademico di chiusura di una carriera deve coincidere con l’ultimo anno di iscrizione reale in Ateneo. Eventuali iscrizioni successive debbono essere chiuse, con motivo CHI.
Problemi noti:
- malgrado il voto sia presente, questa informazione è spedita come generica -> controllare che il voto e/o la tipologia di tesi siano specificate; è obbligatorio dare indicazione di una tipologia di tesi (‘T0′ se non definita); definite fin da inizio anno accademico una tipologia tesi per le regole create annualmente; in ogni modo, non si lasci in bianco questa informazione a livello delle singole domande di conseguimento titolo (P12_DOM_CT.tipo_tesi_cod).
- lo studente non ha l’evento di chiusura carriera inviato -> controllare che l’anno accademico di chiusura sia l’ultimo anno di iscrizione reale in Ateneo.
- lo studente ha ricevuto una segnalazione di carriera multipla -> in primis, controllare che la chiusura carriera sia stata inviata; in seconda istanza, controllare che l’invio sia COERENTE (acquisendo l’ERR2).
